Consigli per organizzare un evento aziendale di successo

Organizzare un evento aziendale è un compito impegnativo, per il quale si devono prendere in considerazione più variabili affinché l’evento sia un successo e raggiunga l’obiettivo per cui è stato organizzato. La location è senza dubbio uno dei fattori più importanti, ma la sua scelta dipende anche dal tipo di evento e dalle sue finalità.

Cosa sono e a cosa servono gli eventi aziendali

Di solito si parla di settore MICE (Meeting, Incentives, Conferences, Exhibitions) per riferirsi all’organizzazione degli eventi aziendali: Meeting, conferenze, convention, cene, presentazioni di prodotto, seminari e formazioni sono tutti eventi aziendali e si differenziano tra loro per il pubblico a cui sono rivolti e le finalità che si prefiggono.

Gli eventi aziendali, infatti, sono generalmente organizzati con un obiettivo ben preciso che definisce anche l’evento stesso:

• gli eventi corporate, ad esempio, sono destinati a coinvolgere i membri di una stessa azienda e possono servire a creare un senso di condivisione e appartenenza alla mission aziendale o a comunicare qualcosa in particolare, ad esempio un cambio di dirigenza, o nuovi obiettivi di business, o cambiamenti organizzativi;
• gli eventi destinati ai clienti, invece, possono avere come finalità presentare un nuovo prodotto, far conoscere meglio il brand o l’azienda, creare una relazione più coinvolgente con il pubblico;
• gli eventi B2B, infine, sono destinati ai partner commerciali per fare network, rafforzare la relazione e la reputazione dell’azienda o fare nuovi accordi commerciali.

In tutti questi casi lasciare una buona impressione è fondamentale, ecco perché è utile scegliere accuratamente la location e provvedere ad un’organizzazione impeccabile, che non lasci nulla al caso. Ecco una breve guida su come procedere, utile sia per un’organizzazione eventi fai-da-te sia come linea guida per affidarsi a un professionista specializzato nel settore MICE.

Come organizzare un evento aziendale?

1 - Stabilire l’obiettivo dell’evento e le risorse da destinare

Come prima cosa bisogna definire gli obiettivi del meeting, e le risorse economiche da destinare all’organizzazione dell’evento, per poi suddividerle per le diverse voci di spesa, ovvero l’affitto della location e dell’attrezzatura, il catering, i gadget, la predisposizione degli impianti audio/video, il personale dello staff, i relatori, eventuali trasporti o ospitalità alberghiera per alcuni partecipanti. In molti eventi aziendali la sostenibilità economica è garantita da uno o più sponsor, che sarà cura dell’organizzatore cercare con anticipo.

2 - Stabilire l’ordine del giorno e il programma

Improvvisare non è mai una buona idea quando si tratta di eventi aziendali, nemmeno per quanto riguarda i dettagli più piccoli. Il tempo vola e spesso gli interventi finiscono per prolungarsi oltre i tempi prestabiliti, ragion per cui bisogna stabilire una tabella di marcia prevedendo anche eventuali imprevisti o rallentamenti. Dobbiamo pensare che i partecipanti avranno probabilmente sottratto tempo alle loro attività quotidiane e organizzato la permanenza al meeting in base ad altri impegni, quindi non possiamo permetterci di dilungarci troppo oltre il programma.

3 - Creare un team

Una volta stabilito cosa faremo, dobbiamo pensare alle risorse da mettere in campo. Oltre ad invitare i relatori e contrattare un catering, dobbiamo pensare a chi si occuperà della comunicazione e marketing, dell’impianto audio e video, a chi sarà a disposizione per dare indicazioni e assistenza, come hostess e steward,etc.

4 - Trovare una location adatta nella tua città

Come dicevamo, questo è uno dei punti più importanti. Tra poco vedremo come scegliere il luogo giusto, che può essere una sala congressi, un hotel oppure, sempre più frequentemente, un luogo pittoresco come un agriturismo o una villa antica. Se devi organizzare un evento aziendale in provincia di Modena puoi prendere in considerazione Corte Leonardi, un’affascinante location immersa tra incantevoli giardini e storici vigneti, che unisce i servizi e le funzionalità di una struttura moderna al fascino suggestivo della tradizione.

5 - Organizzare il catering

Quello del catering è un aspetto fondamentale per far stare bene gli ospiti e offrir loro un’esperienza piacevole: si va dalla semplice pausa caffè per una formazione o un meeting, al servizio di vera e propria ristorazione nel caso di eventi promozionali di un certo rilievo. In quest’ultimo caso, il luogo prescelto deve offrire una cucina o almeno uno spazio apposito in cui organizzare il servizio. Nel caso di Corte Leonardi, ad esempio, è presente una cucina professionale, completa di attrezzature per il catering.

6 - Programmare momenti di svago

Qualunque sa la finalità dell’evento, da quella informativa a quella promozionale, è importante che ci siano dei momenti di pausa o dei tempi dedicati allo svago. Sempre più di frequente ci imbattiamo in convention che offrono piccoli spettacoli, lezioni di yoga o altre esperienze o forme di intrattenimento piacevoli, fino ad arrivare al vero e proprio team building. Originalità è la parola d’ordine, ma ci arriveremo: leggi e ne parleremo meglio.

7 - Comunicare l’evento

Pubblicizzare l’evento e comunicare chiaramente ai destinatari data, ora e programma è importante perché tutti arrivino preparati e nel giusto mood. I canali di comunicazione non mancano, dalla newsletter, ai social media, agli inviti ufficiali per clienti e partner commerciali. Ricorda di destinare una quota del budget a curare questo aspetto.

Dove organizzare un evento: la location per eventi aziendali

La scelta della location per un evento aziendale non è molto diversa da quella per un qualsiasi altro evento privato: gli aspetti da valutare prima di prendere una decisione sono più o meno gli stessi che abbiamo elencato nel nostro articolo su come scegliere la location di un matrimonio.

Anche in questo caso gli aspetti da valutare sono:

budget a disposizione;
capienza delle sale;
disponibilità nella data stabilita per l’evento;
facilità di raggiungimento da aeroporti ed autostrade;
accessibilità e parcheggio custodito;
personale di supporto organizzativo in location;
presenza di facilities per il catering;
attività esperienziali per gli ospiti.

In più, nel caso di un evento aziendale come un meeting, una conferenza o un seminario, sarà necessario considerare la presenza di aspetti che agevolano la comunicazione, ad esempio:

possibilità di predisporre un impianto audio/video;
disponibilità rete Internet wi-fi;
buona visibilità da parte delle persone in platea per grandi meeting, conferenze stampa o presentazioni;
presenza di spazi adeguati per accogliere comodamente gli ospiti.

L’importanza di offrire un’esperienza particolare

Poiché gli eventi aziendali prevedono momenti di svago, scegliere una location particolare può aiutare a realizzare un evento originale. Non sempre, infatti, è possibile creare un vero e proprio momento di team building perché magari il tempo da dedicare al divertimento o al piacere è limitato.

Per questo una location come Corte Leonardi può offrire un plus non da poco: non solo le sue ampie sale possono accogliere meeting e conferenze per numerosi partecipanti, ma la presenza nel complesso della Corte del Museo del Balsamico e delle Antiche Acetaie permette di offrire agli ospiti un’esperienza culturale stimolante, e anche gustosa!

Oltre alla visita guidata, per scoprire come nasce e come viene tramandata la tradizione di artigiani produttori nella Famiglia Leonardi da quattro generazioni, si può infatti cogliere l’occasione per organizzare una degustazione di Aceto Balsamico di Modena e altri prodotti tipici del territorio.

Grazie all’originalità della proposta e al fascino della location, scegliendo Corte Leonardi potrai colpire i tuoi invitati e lasciar loro un ricordo indelebile del tuo evento, rafforzando l’immagine del brand.

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